宁波市自然资源和规划局国家高新区分局关于印发档案管理规定的通知

各科室（所、中心）：

现将《宁波市自然资源和规划局国家高新区分局档案管理规定》印发给你们，请遵照执行。

宁波市自然资源和规划局国家高新区分局

2019年8月5日

宁波市自然资源和规划局国家高新区分局档案管理规定

为进一步加强档案管理，规范档案的收集、分类、整理、归档、查阅、借阅、保管和保密等各项工作，根据《中华人民共和国档案法》《宁波市自然资源和规划局综合档案管理暂行办法（试行）》《宁波市自然资源和规划局档案查（借）阅管理制度》等规定，结合分局工作实际，制定本规定。

第一章  档案归档

第一条  档案的收集、整理实行归口负责制。各科室负责本部门工作中产生的各类档案资料的收集、整理和组卷，并在规定时间内移交给办公室。移交的档案必须做到内容完整、图件清晰，目录清单齐全。归档相关要求参照《宁波市自然资源和规划局归档范围、分类方案及保管期限表》（甬自然资规办〔2019〕63号）文件规定执行。

第二条  档案移交时要填写移交清单（附件1），办理移交手续，双方签字后各自保留一份。

（一）文书档案一年一移交，即上一年产生的档案于次年6月底前移交给办公室。

（二）业务档案在业务周期结束后一个月内移交。

第三条  办公室负责对各部门移交的档案资料进行校对、清点，发现案卷质量不合格或内容不完整，有权退回责任科室。

第四条  办公室负责对各部门移交的档案资料按照档案整理规定进行编目、装订、造册、立卷，形成完整的档案资料后定期移交区综合档案馆。

第五条  办公室负责档案日常管理、期满鉴定等工作，同时加强对各科室档案工作的监督、检查和指导。

第六条  已归档档案严禁替换,原则上不允许修改。确因工作需要更改的，应由责任科室说明理由，经分管领导审批，再将移交清单和材料移交办公室。办公室档案管理人员严格登记，并将更改材料单独装订后附在原档案后，在卷内备考表上注明变更情况。

第七条  全体人员应树立档案意识，注意收集各类有价值的资料，及时保管，按时归档。任何科室和个人不得违反规定擅自保存、损坏、销毁应归档的资料。

第二章  档案查阅

第八条  查（借）阅档案要认真填写《宁波国家高新技术产业开发区管委会综合档案室档案资料综合利用登记单》（附件2）。

第九条  查（借）阅有密级的档案，严格按保密有关规定执行。

第十条  档案原件原则上不外借（法律另外有规定的除外）。因行政诉讼、行政复议、案件查办需要外借档案原件的，应经科室负责人及其分管领导审核，并经档案分管领导批准同意后办理外借手续。外借人员应确保外借档案完整无损，按期归还。非本单位人员不得外借档案。

第十一条  市局、管委会相关部门（单位）查阅分局档案，须按规定提供查阅人有效证件（身份证或工作证等），履行登记手续，经办公室负责人同意后查阅。

第十二条  外单位或个人查阅档案必须持单位介绍信、查阅人有效证件（身份证、工作证或律师证等），经办公室负责人同意后，在档案室工作人员的陪同下查阅、复印（只能复印作出行政行为的结论性材料，审查过程性材料不予复印）。

第十三条  根据查阅人提供的信息无法查询到所需档案时，出具档案查询回复单予以回复（附件3）。

第十四条  查阅人查阅档案按各类档案查阅规定执行。与查阅人无关的档案，不予查阅。

第十五条  查（借）阅档案的单位和个人，必须爱护档案材料，不得任意拆卷、撕页、涂改、勾画、批注和转借，保持档案材料的完好和整洁。

第十六条  档案归还时，档案人员要当面点清，如发现有损坏、涂改、散失的，要按《中华人民共和国档案法》相关条例进行责任追查。

第十七条  办公室对档案利用做好登记整理工作，并牵头做好档案利用价值的总结工作。

第三章  数字档案管理

第十八条  数字档案查询由区综合档案馆根据相关科室工作需要开通查询帐号，相关科室确定查询责任人登录数字档案室系统（区档案安全管理系统）查询。数字档案系统使用人员为数字档案安全保密责任第一人，必须妥善保管数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露给他人,信息化管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助数字档案系统使用人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

第十九条  数字档案按档案查阅规定进行查阅，不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。

第二十条  禁止外来计算机在未经许可的情况下接入使用档案管理系统。

第四章  档案保密

第二十一条  档案工作人员应严格遵守党和国家的有关保密制度，不准随意摘抄、传播密级档案的内容，不准利用职权私自复印档案材料。不准在私人交往、通信和公共场所中泄露档案秘密。

第二十二条  查阅人在查阅档案时要注意保密,不看与查阅内容无关的文件，不得将所借阅档案转让他人示阅。未经批准，不得抄录复印。如发现档案丢失、泄密等情况，应及时报告，并追究责任，严肃处理。

第二十三条  档案工作人员在接受、保管、提供查阅利用档案资料时，要按有关规定认真核对，做到签字、登记等手续齐全，条目清楚。

第二十四条  查阅密级档案，必须履行批准手续，在规定地点查阅。借阅密级档案须经分局主要领导批准，并履行登记手续，及时收回，借阅过程中不得泄露档案机密。

第二十五条  凡摘抄、复印机密文件，须经分局主要领导批准，同时要有两名以上工作人员在场监督。

第二十六条  各职能科室要做好档案资料的日常安全保护工作，节假日手中的档案文件要归入箱柜锁好。

附件：1宁波市自然资源和规划局国家高新区分局档案移交清单.docx

           2.宁波国家高新技术产业开发区管委会综合档案室档案资料综合利用登记单.docx

           3.档案查询回复单.docx